Some Days You Get the Bear

IT系エンジニアの、日々の気づきや考えたこと。

asana + Instagantt ~Workload の使い方~

seichi23.hatenablog.com

Instagantt の 「Estimated hours」 の使い方がわかったぜ! ということで、
 
ガントチャートの最初の描き方(入力方法) ~ちゃんと編~

#絵がなくてゴメンナサイ。どこかに絵付きの説明ページがないか探してみたけど、見つからなかった。

 1) asana でタスク(WBS)を入力する。
   ここは同じ。

 2) Instagantt で 「Estimated hours」 を入力する。
   Instagantt をまずは Gantt 表示で。
   上部メニューバーの Columns で Estimated hours を選択して表示させて、
   各タスクに見積時間を時間単位で入力する。
   そう、日単位でざっくりではなくて、ちゃんと時間単位で使えるのだ。

 3) 休日設定を1コ1コするのは手間なので「Skip Weekends」で使う。
   ニューバーの「Options」で「Skip Weekends」を選択する。
   これで土日は必ず休みになる。
   祝日は、右の時間軸のエリアで右クリックして「Highlight day as holiday」を選択して設定する。
   (色がグレーとかないので、土日と比べるとなんか浮いちゃいますが)
   このへん、プロジェクトごとに毎回設定しないといけないので、忘れずにやりましょう。  

 4) 仮で線(バー)を引く。
   Instagantt はまだ Gantt 表示のままで。
   各タスクごとに、右の時間軸のエリアで「テキトーに」線を引く。
   線はマウスでドラッグすれば引ける。 
   何日分でもいいし、開始日も適当でいい。
   要は、バーがないとこれ以降の作業ができないのだ。

 5) 依存関係があるタスクは、線の端をドラッグして矢印線をひっぱり出し、他のタスクにつなげる。
   ※これは Gantt 表示でなければできない。

 6) いよいよここから Workload 。
   Instagantt の最上部のメニューバーで 「Gantt」 と 「Workload」 の表示切替ができる。
   「Workload」 にすると、メンバ別にどのタスクをいつからいつまで行うかが配置できる。
   誰に何をやってもらうのか考えながら、ドラッグして各バーを配置し、開始日と長さを整える。
   メンバ欄を超えてドラッグできるのが便利! いちいちタスクごとにメンバを指定しなくていい。

   「Estimated hours」 で入力した見積時間は、
   指定したバーの長さで日割り計算され、1日あたりの時間が日ごとに表示される。
   タスクが重なっていれば、合計時間として表示される。
   合計時間が1日8時間を超えると赤文字で表示される。
   各日に何時間作業を当てるかを見ながら、タスクのバーの位置と長さを調整する。

   各メンバ欄には 「Estimated hours (hrs):」 でメンバ単位の日ごとの合計時間が。
   最下欄には 「Total scheduled estimated hours:」 でメンバ全員の日ごとの合計時間が表示される。

 7) マイルストーン
   マイルストーンの設定は、やっぱり Gantt 表示でやるか。
   Workload 表示でやるなら、バーをクリックすると、タスクの詳細画面が左からニョキッと出てくるので、
   上部の 「Milestone」 の旗アイコンをクリックして切り替える。

こんなかんじで Instagantt 上でずりずり線を引っぱればいい。こんどはこれでちゃんと描ける! 
 
ガントチャートの日々のメンテナンス ~補足~

・Description を使う
 とにかく asana になんでも書くことにした。
 タスクごとの進捗状況の詳細や、技術的なトピック等は、朝会の中で 「Description」 に書き込んでいる。
 
Project は、日々の進捗確認に Instagantt で見るのとは別にもうひとつ使っていて、
そちらに朝会用のタスクをつくっている。
日付でサブタスクをつくって、そこの 「Description」 に毎日のアジェンダや議事録を書き込んでいる。
アジェンダは、だいたい前日の帰る前に用意する感じ。いいリズムになっていると思う。
翌日の朝会も慌てず始められる*1

View を Incompleted Tasks にしていても、親タスクが残っていれば、
完了した子タスクはうっすら表示されているので、View を切り替えなくても見れる。
なお、サブタスクはちょうど 30件 までしかつくれないので、*2
朝会用タスクは月ごとに作成し、月別に議事録を残す形としている。
 
また、朝会のアジェンダを書くこと自体もタスク化していて、
これは asana で「Repeats Daily」に設定している。
asana で「繰り返しタスク」を登録しておくのはリマインダーとしてなかなか便利。
Complete して消しても、また次回のタスクがニョキッとあらわれる。
繰り返しのタイミングも細かく設定できる(例えば、Weekly で何曜日とか、何日ごととか)ので、
月次・週次のタスクはだいたい登録してある。
 
最近は意識して手帳と asana を使い分けている。
タスク管理そのものは asana で。備忘録とか長期スパンのものもメモ的に書いておく。
手帳は、日々の時間管理がメイン。バーチカルで「ここで何して。。。」を考えるのに使う。
最近は、1時間半の時間が手帳上では「長い」と思うようになってきた。
けど、デバッグとかしてるとあっとゆう間だよね、やっぱり。
seichi23.hatenablog.com

*1:荒れてくると準備が疎かになりがち、だけどね。

*2:タスクの選択操作が一度に30件までしかできないだけっぽいな。