ひと月半ほど TaskChute Cloud を使っている。
taskchute.cloud
動機
複数のプロジェクトを抱え、日々のタスクが多くなって、
バーティカルの手帳を使っているのだけど。
事前に細かく計画したからといって、うまく仕事がさばけるわけではないし、
突発的なことも多くて、予定通りにはいかないし。
タスクの変更も多いので、手書きでなくてソフトウェアにしたいと思った。
プロジェクト管理の視点ではいろいろツールを探していたけど、
ちょっと違った観点で、こんなのはどうだろ？と思ったのが TaskChute だった。
使い方のコツ
使い方のコツは？と言えば、
いかに全てのタスクをルーチン化し、
いかに精度よくタスク時間を計画できるか
ただそれだけ。
こうして書くと「初めからわかってることじゃん」なのだが、
これがあれこれ試行錯誤したうえで "初めてわかる" 答えなのだ。
例えばメールチェック。
受信メールが少なければ、サッと終わることだけど、
たくさん返信したり、送りたいメールがたくさんあれば、時間はどんどん増えていく。。。
だから結局、実際のタスクの実行時間はまちまちにならざるを得ない。
だからこそ、毎回のタスク時間をちゃんとログとって、
「実際にはこれくらいかかっている」ということを知るべきなのだ。
そのデータがあってこそ、
他のことをやるための時間がどれだけ残されているかがわかるのだ。
という、ただそれだけの使い方。
わたしの使い方
開始時刻は「ソートのため」だけ
ルーチンの登録は、開始と見積がきっちり合ってなくていい。
開始はただの実行順のソートのため、と割り切って使っている。
例えば、こんな感じだ。並べやすいような適当な時刻を入れてるだけ。
次のタスクの開始時刻は見積時間と合わせていない。
とにかく「できるだけたくさん」ルーチンにする
ルーチン化することで、
毎日かってにタスク一覧（のベース）ができあがっていることがだいじ。
だから、タスクは過剰なくらいにルーチン化しておいて、
実際にやらなかったら、使わなかったら、「0分」で終わりでいい、としている。
できるだけ文字を入力せずにすめば、それだけ効率ＵＰなのだから。
そのために、ちゃんと週に１回、時間をとって、
「できるだけきれいにオートマチックにタスクができあがるように」、
タスクの見直しと時間の調整をしている。
タスクというより「リズム」
個々の作業＝タスク、というより、
時間を区切って作業するためのものというか、そういう「リズム」をつくるために
タスクを切っている。
私はソフトウェアの開発をしているので、
まぁ言ったら１日じゅう「ソフトウェア開発」をしているわけで。
具体的な作業をそのままタスク化してたらきりがないので、
タスク は「時間枠をとるだけ」のものとして使っている。
ポモドーロみたいな感じだ。
ただし、(25+5)分は私には合わなかったので、
(55+5)分の１時間のつもりで、でもバッファを持たせるために、
(45+5)分で１セットのタスクにしている。
これを軸に、その他のいろんな事務処理やら会議やらの
定型・定例の作業があちこちに配置されているのである。
P.S. 上記では開発の細かい作業を決めてあげれてないので、
それをカバーするToDoリストは別途で必要になります。
P.S. やっぱこれだとタスク自体に「終わり」がないので、いつまでも続けてしまう。
TaskChute は時間になればポップアップダイアログを出してくれるのだけど、
だいたいブラウザは他のタブを開いてるし、Office や エディタやメーラの後ろにかくれてて
気が付かないし。
最近、TaskChute は朝イチのルーティン以外ではぜんぜん使えてない日が多い...。
コメントは「日記」
最近は、タスク終了時に、とにかくなんでもコメントを書くようにしている。
タスク実行中にも気づきや気分を書いている。短い日記みたいだ。
習慣化には「ごほうび」が必要と言うけど*1
わたしにはこれがごほうびなのかも？と思うときもある。
でも、あとで読み返したりはしないんだけどね。
使えなければ「仕方がない」
机にいない、バタバタしてる、あっちこっち行ってる、みたいなときは
TaskChute はあきらめる。
単にログのサンプルがとれなかっただけだし、
こういうときはレアケースのサンプルだからとれなくていいし、と思うことにしている。
感想
最初、１～２週間とりあえず、で使ってみたけど、
ぜんぜん使い方がわからなくて。ヘルプはこと細かに書いてあるわけではなくて。
これではまずいと思って『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?』を読んだ。
この本でタスクシュートのことを知っておかないと、正直使えないツールだと思う。
もちろん jMatsuzaki さんのブログも読んだし、「ひらめきラジオ」も４、５本聞いた。
Ｊマツさんの TaskChute の具体的な使い方が聞けて、
「ひらめきラジオ」はすごく参考になった。これ聞くのも大事。
あとは困ったら教えてもらうのがいちばん。
操作や意味がわからなくて、TaskChute のサポートさんに直接問い合わせした。
それにしても 時間に追われている感じ から抜け出せないでいる。
そんでもって、ぼ～っと発散的思考の時間がつくれない感じがする。
そういうどうでもいい時間をどこでつくるか、は今後の課題。
細かなところでは、メール対策が必要そう。
メールを書き始めると、気が付いたらついでにあれこれ
メールじゃないことまでやってしまっているような（気がする）。
もうちょっとログとりと、それから自覚が必要だ。
jmatsuzaki.com
www.youtube.com
*1:「ひらめきラジオ」で何度も言われてました
