Some Days You Get the Bear

IT系エンジニアの、日々の気づきや考えたこと。

asana でガントチャート ~ asana + Instagantt 使い方まとめ ~

asana でガントチャートを扱うには、Instagantt を使います。

ここであらためて、ガントチャートのひき方をまとめておきます。

以下、asana、Instagantt とも Free 版です。
 
まずは、このへんの動画とか説明を見ておくと、
どんなことができるのか、どんなふうに操作するのか、イメージしやすいです。
英語だけど、絵をみているだけで、雰囲気はわかります。
www.youtube.com
asanatraining.com
 
以下、 ガントチャートのひき方です!

asana の用語は説明してません。
asana は少しさわってるよね?という前提で書いています。あしからず。

 
 1) asana でタスク(WBS)を入力する。
   階層構造でガンガン WBS を打ち込んでいきましょう。

   セクションもサブタスクも、Instagantt ではグルーピングされます。
   タスクを階層化できる asana だからできること。
   この手のツールで asana が優れている点はココ!
   Instagantt 上では +/- で表示され、クリックで open/close されます。

   2019/1月現在、asana に「Add Section」の機能がつき、
   終端に「: (コロン)」がなくてもセクションが作成できるようになりました。
   が、Instagantt のほうでは、「:」がついてないとセクションとして認識しないようです。ご注意を。
 
 2) Instagantt で 「Estimated hours」 を入力する。
   Instagantt の最上部中央で 「Gantt」 と 「Workload」 の表示切替ができます。
   ここで Instagantt を Gantt 表示にします(「Gantt 」をクリック)。

   それから、上部メニューバーの Columns で Estimated hours を選択して表示させて
   (EHというカラムが現れます)、各タスクに見積時間を時間単位で入力します。

   厳密に計画しなくていい(日数程度でいい)とか、
   これ、めんどうだな、ってひとは、
   ひとまず、ここの入力はしないで次へ。
   ただし、その前に
   asana 上でタスクごとにメンバを設定しておくのがいいです。
 
これ以降は Instagantt のままでいきましょう。
 
 3) 週末はもちろん休日で。
   ニューバーの「Options」で「Skip Weekends」を選択します。
   これで土日は必ず休みになります。
   さらに、祝日は、右の時間軸のエリアで、
   該当日を右クリックして「Highlight day as holiday」を選択して設定します。
   これ、プロジェクトごとに毎回設定しないといけないので、忘れずにやりましょう。  
 
 4) 仮で線(バー)を引く。
   Instagantt はまだ Gantt 表示のままで。
   各タスクごとに、右の時間軸のエリアで「テキトーに」線を引いておきます。
   線はマウスでドラッグすれば引けます。 
   何日分でもいいし、開始日も適当でいいです。先ほどの見積時間はひとまず無視。
   要は、バーがないと、これ以降の作業ができないのです。
 
 5) タスクの依存関係
   これは Gantt 表示でなければできません。
   依存関係があるタスクは、
   バーの端をドラッグして矢印線をひっぱり出し、他のタスクにつなげます。

   ここまでできると、もう MS-Project はなくていいや、と思いました。

   2019/1月のバージョンでは、バーにカーソルを置くと、バーの左側に小さな丸が現れ、
   これを依存先のバーの丸までドラッグすれば、つながります。
   けっこうかんたんなので、今後は積極的に使っていこうと思いました。

   2) をスキップしたひとは、
   ここで、バーの位置や長さを、開始日や日数で調整しましょう。
   これでもう、ガントチャートは完成です!
 
 6) いよいよここで Workload に。
   Instagantt の最上部中央のメニューバーで「Workload」 に表示切替します。
   「Workload」にすると、メンバ別に、どのタスクを、いつからいつまで行うか が配置できるのです。

   誰に何をやってもらうのか考えながら、各バーをドラッグして配置し、開始日と長さを整えます。
   もちろん、1) で WBS 入力時に、個々のタスクにメンバを設定することもできます。

   ポイントその1:
   メンバ欄を超えてドラッグできるのが便利! 
   タスクを他のメンバに差し替えたければ、そのメンバのところへバーをドラッグして移動させればいいだけ。
   いちいちタスクごとにメンバを再指定しなくていいです。これは便利!

   ポイントその2:
   「Estimated hours」 で入力した見積時間は、
   バーの長さで日割り計算され、1日あたりの時間として日ごとに表示されます。
   複数のタスクが同じ日に重なっていれば、合計時間で表示されます。
   各日に何時間の作業を当てるかを見ながら、バーの場所と長さ(=期日と期間)を調整します。
   1日の合計時間が8時間を超えると、赤文字で表示されますので、
   そこんとこはヨロシク。

   以下は、私がつくったガントチャートですが、
   各メンバ欄には 「Estimated hours (hrs):」 でメンバ単位の日ごとの合計時間が、
   最下欄には 「Total scheduled estimated hours:」 でメンバ全員の日ごとの合計時間が表示されています。
   (字が小さくてうすくてよく見えないけど、拡大表示すると少しマシです。ゴメンナサイ。)
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 7) マイルストーン
   ここは Gantt 表示がわかりやすいでしょう。
   マイルストーンの設定は、まずマイルストーンを1つのタスクとして入力します。
   マイルストーンに設定する日に線を引き、
   バー上にマウスをのっけると現れる「スパナアイコン」をクリックして
   「Convert to milestone/task」でトグルさせます。

   Workload 表示でやるなら、
   バーをクリックすると、タスクの詳細画面が左からニョキッと現れるので、
   上部の 「Milestone」 の旗アイコンをクリックして切り替えます。
 

こんなかんじで Instagantt 上でずりずり線を引っぱれば、ガントチャートがひけちゃうのです!
 
 
それから、ガントチャートの日々のメンテナンスはこんなかんじで。
 
 1) 各タスクで Progress に数字を入れる
   すると、バー上に進捗分が濃い色で表示されます。
   10% 刻みでよければリスト選択で入力可(←タスク名をクリックすると、詳細入力欄が現れます)。
   うちは「コーディング完は 50%」みたく、ルールを決めてやってます。
 
 2) 終わったタスクはタスク名の左のボックスをチェックする
   Progress を 100% にしても完了になりません。
   ボックスをチェックして Complete にすることで完了となり、タスクの線がグリーンに変わります。
   なお、マイルストーンは 100% にしても色が変わりません(ちょっとだけ残念)。
 
 3) 着手日がずれたら、開始日もずらす
   予実の比較は後述の「Baseline 」で見れるのは見れるのですが、
   Baseline は「予実」というよりは「履歴」に近い感じのものと思ったので、
   私は割り切って予実管理はしないことにしました。

   なので、実際の着手日がずれれば、開始日もそこにずらして使っています。
   予定とのずれよりも
   「今の状況」と「今後の目安」を見える化することに重きを置いて使っているので、
   私はこれでいいと思っています。

   なお、バーは今日までに完了していないタスクは線が赤く、まだ間に合っていればブルーで表示されています。
 
 4) Baseline って何?
   そのときそのときのスナップショットです。

   過去の Baseline を選択すると、
   今のガントチャートの上に、Baseline のときの線を薄い色で重ねて表示してくれます。
   予実というより、過去との比較の表示です。
 
 5) サブタスクがべんり!
   何度もいいますが、asana を選んでよかったねー、と思うのがコレ!
   いつでもサブタスクがつくれるし追加できる。
   WBS のブレークダウンが足りてなかったり、タスクを細かく管理したくなったりしたときは、
   asana でサブタスクをつくって、それごとに作業日を再割り当てすればいいのです。
   (サブタスクの表示欄が右半分で狭いってとこがもうひとつではありますが)

   子タスクに作業日を割り当てできたら、
   親タスクの作業日は削除(Instagantt からだと、ごみ箱アイコンをクリックする)。
   これで親タスクがグルーピングのバーに変わります。
  
  
最近は、asana で管理している仕事の TODO を、Slack に飛ばしたり、
同じく asana の個人の予定を、スマホのカレンダーアプリに連携させたり、と
ますます asana の利用度を増やしているところです。
もっともっとツール依存になって、なんでもかんでもオートマチックに処理したいと思います。
が、目下の悩みは、忙しくなると asana を見なくなること。使わなくなること*1
そうやって、タスクが漏れてしまうのです。
だから、いろいろためしているわけですが。
 
今年は asana で始まった年、と言っていいでしょう。
年末からツールを探して、少し試して、年明けのプロジェクトから asana を使い始めました。
私自身のプロジェクト管理の定型化にもなったと思います。
準備だいじ!と気づいたところもあります。

いいトシこいて、まだまだうまくいかないことも多いですし、
予算やら納期やらメンバやら、いろいろ制約のある中で
思うような形にならないプロジェクトもあります。
それをなんとかするのが仕事、なのだから、
まぁ、なんとかせんとしゃーないですね。

そんなわけで今年も終わり。あしたからまた始めよう。

 
 
seichi23.hatenablog.com

*1:いまの目の前のことだけを、手書きメモにしてしまって。それまでの asana のタスクを見なくなってしまうのです。